Design Organizacional: enfrentando mudanças com métodos ágeis

Design Organizacional na era digital - Apresentação

Olá! Meu nome é Marco Ornellas.

Audiodescrição: Marco se descreve como um homem branco de 67 anos. Tem olhos castanhos e cabelos grisalhos. Usa barba e óculos redondos com aro transparente. Está com uma camisa preta. Ao fundo, parede com iluminação rosa. À direita, estante com plantas e decorações.

Sou psicólogo de formação, mas explorei diversos outros conteúdos que enriqueceram minha carreira. Realizei um mestrado em Biologia Cultural no Chile e, mais recentemente, concluí uma pós-graduação em Neurociência.

Essas experiências contribuíram significativamente para a construção do meu modelo de design organizacional, um tema que estudo e discuto há bastante tempo. Trabalho como consultor em organizações e também atuo como escritor. Já publiquei três livros e atualmente estou trabalhando no quarto, que aborda o design organizacional.

O que vamos aprender?

Falar de design organizacional em tempos de mudança é extremamente relevante para líderes, gestores, profissionais e especialistas que estão ou estarão envolvidos em processos de mudança em suas organizações.

Neste curso de design organizacional, vamos aprofundar o conceito de design, explorando o que ele é e o que não é. Também apresentaremos um modelo autoral do Marcos Ornellas que pode ser utilizado no dia a dia.

Abordaremos temas como frames, Agile, métodos ágeis e adaptativos, cultura organizacional e, principalmente, design centrado no ser humano.

Temos certeza de que, ao longo desta jornada, você vai se inspirar, aprender e adquirir repertório para transformar organizações e contribuir para a construção de um mundo melhor. Vamos começar?

Design Organizacional na era digital - Introdução ao Design Organizacional

Antes de começar a discutir com profundidade sobre o que é o design organizacional, gostaríamos de destacar três questões que consideramos fundamentais para nossa jornada.

Refletindo sobre desafios contemporâneos

A primeira delas está na frase de José Ortega y Gasset: "Nós não sabemos o que está acontecendo e é isso que está acontecendo." Embora possa parecer uma piada, essa afirmação é muito relevante e profunda, pois, de fato, não sabemos o que está acontecendo no mundo em que vivemos.

O segundo ponto que gostaríamos de trazer é o conceito de ressignificação. Como podemos olhar as mesmas coisas com outros olhos? Precisamos olhar de dentro para fora, ressignificando as coisas que estamos acostumados a ver.

O terceiro ponto é desapegar-se de ideias e envolver-se com curiosidade. Devemos deixar de lado o que pensamos até hoje e que fazia sentido para nós. Precisamos descobrir e experimentar novos caminhos com curiosidade, quebrando o modelo presente. A descontinuidade será explicada ao longo de nossa jornada.

"...enfrentamos problemas para os quais as organizações dominantes, hierárquicas e autoritárias, são inadequadas. Vivemos numa era de maciça falência institucional. Novas instituições exigem um novo modo de pensar..." Dee Hock

Em outras palavras, tudo o que foi estabelecido e a forma como trabalhamos já não faz mais sentido. Novas instituições exigem um novo modo de pensar, como destaca a frase de Dee Hock.

Enxergando a transformação das organizações

Isso não é diferente no universo das organizações que estão passando por transformações. Sem entrar no mérito de cada empresa ou organização, estamos falando de transformação digital, mudança no modelo de negócio, mudança de cultura, processos e pessoas. Diferentes movimentos que essas organizações estão fazendo para sobreviver.

Uma pesquisa da Capgemini destaca que 57% das empresas estão mudando de alguma forma seu modelo de negócio para se tornarem ou se manterem sustentáveis.

É importante, neste início do nosso programa de design organizacional e em tempos de mudança, destacar algumas questões. As estruturas ou organizações não foram criadas para viver neste mundo de alta velocidade, alta complexidade e muita incerteza.

A maneira como as organizações foram construídas determina nossa capacidade de inovar e se adaptar. Mas, atualmente, os modelos que não favorecem isso. É inquestionável que o que nos trouxe até aqui não será o que nos levará adiante. Avançar e ter sucesso significa, de alguma forma, reinventar nossas organizações.

A velocidade dessas mudanças demanda uma cultura mais ágil, leve e funcional. É isso que pretendemos abordar no design organizacional. As mudanças não são mais eventos isolados. Podemos dizer que mudar sempre é o novo normal.

Um bom design de estrutura, cultura e estratégia, por si só, não se sustenta sozinho. É todo um conjunto que teremos a oportunidade de discutir. Lideranças e equipes precisam trabalhar juntos, organizar o trabalho e se constituir nessa reinvenção.

Quem entende ou trabalha com design organizacional pode ter certeza de que isso representa uma vantagem competitiva. As empresas que estão avançando estão implementando um novo design organizacional.

Nesse contexto, há um conjunto de disfuncionalidades que você provavelmente percebe dentro da sua organização. Algumas têm mais impacto, outras menos. Muitas vezes, encontramos pessoas sem direção, falta de clareza, execução ineficiente e incapacidade de mobilizar todos os recursos disponíveis, inclusive dentro da própria organização.

Também percebemos falta de colaboração, muitos gargalos, custos questionáveis, esforços infrutíferos, inércia, desconexão, sentimento de não-pertencimento, burnout, turnover, entre outros.

Definindo o que é design organizacional

Nos últimos tempos, temos observado uma série de disfuncionalidades dentro das organizações. O design organizacional é uma jornada integrada e sistêmica, uma abordagem para criar organizações mais ágeis e flexíveis.

Pode-se afirmar que é uma ação favorece a criatividade e leva a melhorias significativas na performance organizacional. Também trabalha com o conceito de colaboração de maneira diferente do que se entende tradicionalmente.

Não se trata apenas de uma reestruturação de organograma, de hierarquias. Isso é parte do processo, mas não é tudo. Não é um processo estático e inflexível; mudar uma estrutura não significa que ela ficará fixa.

Não é uma prática que negligencia a participação e o envolvimento das pessoas. Pelo contrário, precisamos de todas as pessoas stakeholders e influenciadoras presentes. E, principalmente, não é uma abordagem prescritiva.

Quando falamos de design organizacional, gostaríamos de destacar do conceito de Jay Galbraith, que afirma que:

"O design organizacional é um processo deliberado de configuração ou reconfiguração de estruturas, processos, sistemas de recompensa, práticas e políticas de Gestão de Pessoas para criar uma organização eficaz, capaz de alcançar os resultados definidos na estratégia de negócios.

O design organizacional é frequentemente usado incorretamente como sinônimo para estrutura organizacional. O processo de design organizational e o seu resultado, no entanto, são muito mais amplos do que uma simples reorganização das 'caixinhas' no organograma."

O modelo de design organizacional de Marco Ornellas, que será discutido ao longo das aulas, é a confluência e a visão sistêmica e integrada de dois elementos principais: a estratégia e a cultura, além de quatro subsistemas organizacionais. Falamos da arquitetura e estrutura, dos processos e tecnologias, das pessoas e sistemas de recompensa, e, principalmente, do sistema de informação e decisão.

Dentre vários exemplos de mudanças nas organizações, a maioria faz alterações na estratégia, na cultura ou em alguns dos outros subsistemas. É exatamente essa ideia sistêmica e integrada que caracteriza o design organizacional.

Ao longo da jornada, teremos a oportunidade de especificar e aprofundar cada um desses elementos, mas é importante que tenhamos agora o mapa completo. Este é o conceito do design organizacional.

Design Organizacional na era digital - Visão sistemática das organizações

É fundamental que, para continuar nesta jornada de design organizacional em tempos de mudança, tenhamos claras algumas definições. Vamos começar discutindo o conceito de sistema.

Compreendo o conceito de sistema

Um sistema é um grupo de entidades (partes) que interagem, se relacionam e se constituem de forma coerente - de tal forma que a alteração de uma parte, afeta o todo.

É crucial entender que vivemos em uma integração de sistemas, ou ecossistemas, como costumamos dizer. Esses sistemas são compostos por uma parte técnica e uma parte humana, interdependentes. Assim, trata-se de um sistema sócio-técnico, interdependente e aberto ao mercado, ou seja, troca com todos os ambientes.

Todos os ecossistemas se relacionam; não existe um sistema ótimo ou perfeito, mas sim um conjunto que chamamos de sistema coerente, onde tudo depende de tudo e está conectado com tudo.

Além disso, os sistemas são vivos e estão em evolução. Independentemente de qualquer intervenção (interna ou externa) que possamos fazer, eles têm uma transição e uma evolução contínuas.

Essa ideia é importante porque, quando falamos de organização, estamos nos referindo a algo que não está isolado no tempo ou no espaço. A organização interage com o mercado, a economia, pessoas, clientes e fornecedores. Ela se altera e, consequentemente, altera o sistema externo, que também a modifica internamente. Essa visão sistêmica é bem importante.

Dentro de um sistema, existem agentes, que não são necessariamente pessoas; podem ser estruturas, processos ou tecnologias. Esses agentes têm limites, fronteiras e conexões, tanto internas quanto externas à organização.

Quanto mais conexões um sistema possui, mais sustentável e complexo ele é. A complexidade, que abordaremos mais adiante, está relacionada à quantidade de conexões de um sistema.

Explorando visão sistêmica das organizações

Gregory Bateson sugere que:

"A fonte de todos os problemas atuais é o hiato entre como pensamos e como a natureza funciona. O DNA de nossas instituições dominantes se baseia no pensamento da era das máquinas."

Tendemos a pensar de maneira mais mecânica, linear e cartesiana, enquanto as organizações e sistemas operam de forma mais orgânica, sem uma lógica necessariamente racional e linear. Essa é uma das grandes dificuldades do mundo atual: perceber um mundo linear quando, na verdade, vivemos em um mundo mais orgânico e complexo.

Precisamos olhar todos os nossos sistemas e organizações de:

• perto (visão linear)
• de longe (visão sistêmica)
• de perto e de longe (visão complexa).

É como se usássemos uma lente ou déssemos um zoom. Nos aproximamos para ver alguns elementos e nos afastamos para obter outras perspectivas.

Aprofundando no modelo de design organizacional

Vamos aplicar essa abordagem ao modelo de design organizacional apresentado no vídeo anterior.

Estratégia

A estratégia tem relação aos diferenciais competitivos, propósito, visão e direção. É aquilo que se comunica para fora da organização. Trata-se de entender o cenário externo e traduzi-lo para dentro da organização.

Isso está na estratégia, que é o grande diferencial competitivo. As empresas que mencionamos estão conectadas com o mercado e o cenário externo e estão descobrindo novas formas de serem coerentes - seja com novas tecnologias ou ao identificar novos concorrentes. Isso demanda um ajuste para competir com novos produtos, tecnologias ou processos.

O mercado, os fornecedores e a relação com a economia impactam e trazem elementos importantes. Por isso, mencionamos novamente a pesquisa da Capgemini, que destaca a mudança na estratégia.

Cultura

O segundo elemento é a cultura. A cultura é a maneira como fazemos o que fazemos. Estamos falando dos valores, da visão de mundo, do posicionamento, das premissas, das crenças, da história, dos rituais, de como integramos internamente e nos adaptamos externamente.

Por exemplo, uma organização que é capaz de responder rapidamente ao mercado, possui agilidade em sua cultura, com uma estrutura mais leve e ágil, o que contribui para sua capacidade de inovação. Organizações mais conservadoras ou tradicionais apresentam características culturais que podem impedir estratégias mais disruptivas ou modernas.

A cultura se relaciona tanto a aspectos visíveis quanto invisíveis. Na metáfora do iceberg, a maior parte da cultura está no invisível, como premissas, modelos mentais e crenças não tão conscientes.

Isso envolve o senso de identidade, o reforço dos valores e a modelagem de comportamento observada ao entrar em uma organização. O modo como a organização recebe, acolhe, realiza o onboarding e modela o comportamento, fazendo com que rapidamente nos comportemos como parte integrante da organização.

Arquitetura e estrutura

A arquitetura e estrutura são associados aos cargos, relações funcionais, responsabilidades e como essas interfaces ocorrem.

Teremos a oportunidade de aprofundar esse tema em um vídeo futuro, discutindo que estrutura organizacional e arquitetura seriam desejáveis para responder aos desafios da estratégia e que também se alinhem à cultura organizacional. Não podemos ter uma organização holocrática, com autogestão, se estamos em uma cultura mais conservadora e tradicional.

Processos e tecnologias

Processos e tecnologias constituem outro subsistema, que aborda como o trabalho é realizado. Isso inclui sistemas, controles, o sistema ambiental e o layout, ou seja, como o trabalho está organizado.

Pessoas e sistemas de recompensas

Falamos das pessoas, competências, motivações e da qualidade da liderança e de especialistas na organização. Quando contratamos alguém, trazemos competências, mas também outras qualidades, comportamentos, habilidades e motivações.

No subsistema de pessoas e sistemas de recompensas, falamos do nível de motivação. Uma pesquisa de clima, por exemplo, pode identificar critérios e o estado desse subsistema.

Sistemas de informação e decisão

Por último, mas não menos importante, está a busca e análise de informações para trabalhar tanto o presente quanto os planos futuros. O subsistema de informação e decisão se refere ao processo de tomada de decisão com base nas informações disponíveis.

Identificando disfunções organizacionais comuns

Todos esses quatro subsistemas, juntamente com a estratégia e a cultura, precisam estar absolutamente coerentes para que a organização seja saudável. No entanto, muitas vezes encontramos disfuncionalidades em cada um desses subsistemas dentro da organização.

É comum encontrar confusão, falta de clareza na estratégia, atritos devido a estruturas que competem entre si, gargalos causados por processos burocráticos ou tecnologias inadequadas, frustração e decepção por falta de pertencimento, e inércia na tomada de decisão. Além disso, a cultura pode contribuir para baixo desempenho e falta de pertencimento.

O objetivo do design organizacional é tratar dessas disfuncionalidades.

Sobre o curso Design Organizacional: enfrentando mudanças com métodos ágeis

O curso Design Organizacional: enfrentando mudanças com métodos ágeis possui 133 minutos de vídeos, em um total de 42 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Agilidade em Inovação & Gestão, ou leia nossos artigos de Inovação & Gestão.

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• Fundamentos Design Organizacional na era digital
• Modelos ágeis e adaptativos
• Papeis, processos e fluxos
• Transformação cultural
• Conectando pessoas e estruturas