Excel para análise de dados: funções, tabelas e gráficos

Análise de dados com ou sem tabela - Apresentação

Apresentando o instrutor e o curso

Olá! Meu nome é Roberto Sabino, sou instrutor na Alura e estou aqui para iniciar nosso curso de Excel para análise de dados.

Audiodescrição: Roberto é um homem de pele clara, com cabelo e barba escuros, possivelmente com alguns fios grisalhos ou esbranquiçados.

Este curso é voltado para quem está dando os primeiros passos na carreira de análise de dados. Vamos aprender a utilizar o Excel para realizar análises de dados, além de explorar conceitos fundamentais que serão aplicados ao longo de toda a carreira na área.

Audiodescrição: O instrutor está vestindo uma blusa de frio cinza e a parede ao fundo está pintada de azul.

Explorando ferramentas e conceitos do Excel

Vamos explorar neste curso as principais ferramentas do Excel necessárias para realizar análise de dados. Aprenderemos sobre conceitos de modelagem de dados, formatos de dados e como podemos criar resumos de dados. Para isso, utilizaremos funções, tabelas dinâmicas e, posteriormente, gráficos para apresentar uma visualização mais simples e eficaz. Nosso objetivo é facilitar as análises, considerando a forma como nossos clientes, chefes ou colegas de trabalho visualizam esses dados.

Nós começaremos no próximo vídeo.

Análise de dados com ou sem tabela - Organizar planilha com tabela

Introduzindo o conceito de tabela no Excel

No primeiro vídeo, vamos trabalhar com a ideia de tabela. A primeira coisa que precisamos entender é como organizar nossos dados. Vamos falar um pouco sobre Excel e compreender o formato de dados de maneira geral.

Nossa pasta de trabalho possui três planilhas: uma de produtos, uma de vendedores e uma de vendas. Elas estão organizadas de uma forma que é comum encontrar ao realizar análises de dados. Essas tabelas têm um formato modelado, semelhante a um banco de dados relacional, como um SQL Server, por exemplo. Esse formato também pode ser replicado no Excel.

Explicando o formato de banco de dados no Excel

O formato de banco de dados no Excel consiste em uma linha de cabeçalhos, que é a primeira linha da tabela. Vamos chamar isso de tabela, e posteriormente explicaremos por que esse nome é especial no Excel. Abaixo dos cabeçalhos, temos os dados, que devem respeitar a estrutura: cada coluna deve conter apenas dados referentes ao que ela representa. Por exemplo, se é uma coluna de código, apenas códigos devem estar nela; se é uma coluna de nome do produto, apenas nomes de produtos devem estar ali. Não podemos mesclar células, pular linhas ou colocar informações misturadas, como nome e categoria em linhas diferentes. Isso compromete o formato de banco de dados.

Portanto, o formato de banco de dados consiste em uma linha de cabeçalhos e registros, onde cada linha abaixo é um registro, e cada linha contém um item de cada coluna, sem mesclas ou informações misturadas. Não devemos adicionar contas, somas, resumos ou totais ao lado ou abaixo, pois isso também prejudica o formato de banco de dados.

Utilizando o recurso de tabela no Excel

Para utilizar esse formato de banco de dados no Excel da melhor forma possível, utilizamos o recurso de tabela. O recurso de tabela envolve selecionar o intervalo de dados ou posicionar a seleção sobre o banco de dados e, em seguida, acessar a opção "Formatar como Tabela" na página inicial. Isso aplica o formato de tabela.

Ao fazer isso, o Excel realiza várias ações com os dados, mas o mais importante é que ele passa a entender esses dados. Isso facilita o uso de inteligência artificial, funções e outras ferramentas, tornando o trabalho mais eficiente.

Diferenciando formato de banco de dados e formato de tabela

Perceberam que mencionamos o formato de banco de dados primeiro e, em seguida, o formato de tabela? Quando falamos no Excel sobre formato de tabela, vamos reservar essa expressão para quando utilizarmos a opção "formatar como tabela". Portanto, agora que temos formação em Excel e análise de dados, não vamos chamar isso de tabela. No Excel, só é considerado tabela após formatarmos como tal. Vamos combinar isso para facilitar o entendimento.

Por exemplo, esta aqui não está formatada, mas está no formato de banco de dados. Não há células mescladas, os registros estão corretos, assim como os cabeçalhos, mas ainda não é uma tabela. Vamos selecionar tudo e aplicar a formatação de tabela. Agora temos três tabelas. É apenas aplicar a tabela? Não. Existem algumas vantagens, e quero mostrar essas vantagens no próximo vídeo, mas neste vídeo, quero destacar mais um ponto. Quando formatamos como tabela, ganhamos várias funcionalidades, e uma delas é que o intervalo agora possui um nome. Isso é importante.

Nomeando tabelas e preparando para o próximo vídeo

Sempre que utilizarmos objetos ou formatos especiais no Excel, ao selecionarmos uma área, por exemplo, sobre uma tabela, teremos a guia de design da tabela. Sempre que essa guia estiver disponível, significa que estamos sobre uma tabela. No design da tabela, devemos sempre lembrar de ajustar o nome da tabela. É recomendável começar os nomes das tabelas com "TB" para diferenciá-los de outros objetos. Assim, saberemos que se trata de uma tabela. No próximo vídeo, mostrarei como isso funciona. Esta será a tabela "TB Produtos".

Além disso, vamos começar a utilizar conceitos de banco de dados e análise de dados. Quando mencionamos uma tabela de produtos, não precisamos dizer que é uma tabela de produtos. Podemos chamá-la de tabela de produto, pois sempre haverá várias linhas e registros. É uma boa prática nomear no singular: "TB Produto", "TB Vendedor". Vamos fazer o mesmo com "TB Vendedor". Muitas vezes, vemos "TB Vendas". Eu até colocaria "vendas" também, pois é comum, mas vou tentar seguir a regra. "Venda", "TB Venda". Vamos deixar assim para seguir a regra.

Agora, vamos começar a trabalhar com nossa tabela e algumas funções, mas isso será mostrado no próximo vídeo. A ideia é aprender a utilizar referências estruturadas e as vantagens que a tabela nos oferece, que veremos na continuação.

Análise de dados com ou sem tabela - Vantagens no uso de tabela

Estruturando informações para análise de dados

Antes de continuarmos, qual é o objetivo do que estamos fazendo? Nosso intuito é entender como organizar nossas informações para, posteriormente, aprender a realizar análises, utilizar funções, resumir dados e preparar tabelas dinâmicas. Tudo isso será baseado nesta etapa inicial de estruturação. Estamos, portanto, construindo a fundação do nosso projeto. Sempre que trabalharmos com Excel, devemos estruturar dessa forma.

Vamos agora discutir as principais vantagens de usar uma tabela. Talvez já tenhamos visto isso em nosso primeiro curso, mas agora vamos focar na análise de dados. É importante adotar a perspectiva de uma pessoa analista de dados.

Referenciando células e tabelas no Excel

Podemos, por exemplo, fazer referência a uma célula, como a célula E4. No entanto, ao referenciar a célula E4, o que importa não é o conteúdo, mas sim a localização na coluna E e linha 4. Isso pode ser problemático, pois qualquer informação pode estar ali. Como analistas de dados, devemos nos preocupar com o valor dessa informação.

Para ilustrar, considere a referência direta a uma célula:

=e4

Vamos proceder de forma diferente. Ao fazer uma referência no Excel, ele pode trazer algo como tbproduto[@em estoque]. Isso significa que, sem olhar para a tabela, sabemos que estamos na tabela de produto e na coluna "em estoque". Embora o nome possa não ser o ideal, já indica que provavelmente estamos lidando com quantidades em estoque, especialmente se conhecermos bem nossa tabela.

=TB_Produto[@[Em Estoque]]

Importância de nomear tabelas e colunas

Vamos repetir o processo com "blusa de frio". Ao verificar, vemos que estamos na tabela tbproduto, na coluna "nome do produto". Não precisamos nos preocupar com a sintaxe do Excel, pois ao usar o Power BI, por exemplo, encontraremos uma sintaxe semelhante. Em bancos de dados como SQL Server, a notação também segue o padrão de nome da tabela e nome da coluna.

=TB_Produto[@[Nome do Produto]]

Por isso, é crucial nomear bem tanto a tabela quanto as colunas. Isso é fundamental para a análise de dados. Em funções complexas, é importante identificar rapidamente o que cada referência representa, como tbproduto[nome do produto] ou tbproduto[código do produto]. Assim, sabemos o conteúdo esperado em cada célula.

Compreendemos agora a importância dessa abordagem para nossa análise de dados. Essa é a principal vantagem de utilizar tabelas.

Vantagens das tabelas na análise de dados

Algumas vantagens não serão abordadas aqui, pois já foram discutidas no nosso primeiro curso de Excel, onde mostramos como trabalhamos com tabelas. Vamos focar nas funcionalidades voltadas para análise de dados.

Imagine que agora temos um formato estruturado, com relações entre as tabelas. Por exemplo, na tabela de vendas, há uma coluna chamada "código do produto", que deve se conectar com o "código do produto" na tabela de produtos. Assim, o código da tabela tbproduto se conectará com o código do produto na tabela tbvenda. Essa conexão será necessária ao criarmos nossas funções.

Outra vantagem das tabelas é a facilidade de visualização dos cabeçalhos. Ao clicar na tabela, podemos ver os rótulos das colunas. Isso só acontece se estivermos usando uma tabela, pois o Excel reconhece os dados. Por exemplo, ao inserir o número da nota fiscal, como "95", e pressionar "Enter", o dado é automaticamente incluído na tabela.

NF
NF959
NF959595

Utilizando intervalos e prefixos em tabelas

Isso facilita o uso de intervalos, como tbvenda. Ao digitar "tb", sabemos que todas as tabelas começam com esse prefixo, o que é um critério importante para a organização e precisão na análise de dados.

=tb

Ao selecionar tbvenda, o Excel retorna todo o intervalo, incluindo a última linha formatada, como a nota fiscal "95". Isso significa que tbvenda tem um significado específico para o Excel.

=TB_Venda

Podemos excluir dados sem problemas, mantendo a tabela intacta. Essas são algumas vantagens de usar tabelas para análise de dados. Não abordaremos agora as vantagens já discutidas anteriormente, mas, caso haja dúvidas ou se o primeiro curso de Excel foi pulado, recomendamos revisitar os tópicos sobre subtotais, filtros e outras funcionalidades úteis no dia a dia com o Excel.

Explorando desvantagens do uso de tabelas

No próximo vídeo, vamos explorar se há desvantagens em usar o formato de tabela. Assim, concluiremos esta primeira aula sobre estrutura e começaremos a trabalhar com funções para tornar o aprendizado mais interessante. Portanto, no próximo vídeo, analisaremos possíveis desvantagens. Você conhece alguma desvantagem em usar tabelas no Excel? Vamos descobrir em breve.

Sobre o curso Excel para análise de dados: funções, tabelas e gráficos

O curso Excel para análise de dados: funções, tabelas e gráficos possui 140 minutos de vídeos, em um total de 77 atividades. Gostou? Conheça nossos outros cursos de Excel em Data Science, ou leia nossos artigos de Data Science.

Matricule-se e comece a estudar com a gente hoje! Conheça outros tópicos abordados durante o curso:

• Análise de dados com ou sem tabela
• Funções mais usadas na análise de dados
• Funções condicionais para análise de dados
• Mostrando Dados de Maneira Visual
• Utilizando tabelas dinâmicas para análises
• Dados Dinâmicos com Gráficos
• Revisão dos conceitos de análise de dados