Como realizar reuniões produtivas

Quem nunca ouviu a famosa frase: “essa reunião poderia ter sido um e-mail”? As reuniões corporativas são um tema repleto de desafios, pois nem todos os encontros com a equipe são sinônimo de reuniões produtivas.

Segundo um relatório do aplicativo de mensagens corporativas Pumble, 70% das pessoas funcionárias acreditam que sua satisfação no trabalho aumentaria com menos reuniões. Mas, como as lideranças podem tornar esses encontros mais produtivos e menos exaustivos?

A resposta pode estar no planejamento estratégico e na conduta da gestão. Para compreender melhor esse conceito, continue a leitura deste artigo e confira como fazer reuniões mais produtivas e relevantes.

A importância de reuniões produtivas

Reuniões produtivas são cruciais para otimizar a eficiência operacional e fortalecer a comunicação entre equipes. Quando bem conduzidas, elas garantem que todo o time esteja alinhado com os objetivos e metas da empresa, o que promove um fluxo de informações claro e preciso. Isso não só melhora a tomada de decisões como também acelera a execução das tarefas.

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Por outro lado, reuniões improdutivas têm custos significativos. Segundo o relatório da Pumple, citado anteriormente, reuniões improdutivas custam às empresas 34 bilhões de dólares por ano e este número continua a aumentar. Isso porque elas consomem um tempo valioso que poderia ser dedicado a atividades mais estratégicas, o que gera frustração e desmotivação entre as pessoas membros da equipe.

Além disso, a falta de foco e clareza em reuniões mal planejadas pode levar a mal-entendidos, retrabalho e, consequentemente, prejudicar os resultados da empresa. Assim, o que era para ser um encontro proveitoso se torna um momento desafiador.

Como fazer reuniões produtivas: passo a passo

Para transformar reuniões em momentos de verdadeira produtividade, é crucial seguir um conjunto de etapas que ajudam a garantir clareza e engajamento. Aqui está um guia com dicas práticas para reuniões produtivas para líderes e membros de equipe.

1. Defina um objetivo

Antes de convocar uma reunião, pergunte-se: “qual é o objetivo principal?” Um propósito bem definido direciona a discussão e mantém todas as pessoas participantes mais focadas e engajadas. Por exemplo, se o objetivo é decidir sobre uma nova estratégia de marketing, deixe isso claro no convite. Essa informação pode ajudar as pessoas participantes a se prepararem para o encontro, como listar suas questões sobre o tema, levar referências relevantes e contribuir de forma mais assertiva para a discussão.

2. Planeje a agenda com antecedência

Elabore uma agenda estruturada e compartilhe-a antecipadamente. Lembre-se de escolher horários estratégicos, evitar períodos de pico, como horário de entrada e saída de colaboradores(as) e perto da pausa do almoço. Também é possível enviar um e-mail antecipadamente para confirmar os horários disponíveis de cada membro.

Essa ação prepara as pessoas participantes e assegura que os tópicos importantes sejam abordados. Inclua intervalos de tempo para cada ponto e priorize as questões mais críticas, se necessário.

Por fim, é muito importante que haja comprometimento também por parte da liderança. Ou seja, evite estender as reuniões mais do que o necessário, atrasos e, principalmente, abordar outros assuntos que não estavam listados na pauta.

3. Selecione as pessoas

Convide somente aquelas pessoas cuja presença é essencial para atingir o objetivo da reunião. Isso evita distrações e otimiza o tempo de todos os setores envolvidos.

4. Mantenha o engajamento

Para manter o engajamento, utilize técnicas como perguntas abertas e momentos para feedback. Incentive a participação ativa, como pedir que cada membro compartilhe sua perspectiva em tópicos-chave.

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5. Utilize ferramentas tecnológicas

Aproveite ferramentas digitais como quadros interativos ou aplicativos de votação para tornar as reuniões mais produtivas e interativas.

6. Registre decisões

Durante a reunião, anote decisões importantes e as ações acordadas. Compartilhe esse registro com todas as pessoas participantes após o término. Isso garantirá clareza sobre as próximas etapas.

7. Finalize com um resumo

No encerramento, resuma os principais pontos discutidos e as decisões tomadas. Confirme as responsabilidades atribuídas e os prazos estabelecidos.

Com essas práticas, suas reuniões não só se tornarão mais produtivas como também mais eficazes em alcançar resultados concretos.

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Desafios em reuniões presenciais e remotas: saiba como lidar

Além de saber como conduzir reuniões produtivas, é essencial que as lideranças entendam como lidar com imprevistos, falta de engajamento ou outros desafios que podem ocorrer em uma reunião, seja presencial ou remota, que impeça que o encontro seja produtivo. Por conta disso, separamos algumas dicas de como agir nesses momentos.

Falta de engajamento dos(as) participantes

Se as pessoas participantes não estiverem interagindo, faça perguntas, incentive a participação com dinâmicas ou divida a reunião em pequenos grupos de discussão. No ambiente remoto, também é possível utilizar enquetes, formulários, além de outras ferramentas colaborativas para manter o engajamento.

Interrupções e distrações

Em reuniões presenciais, estabeleça regras claras para evitar conversas paralelas e uso excessivo de celulares. Já no ambiente remoto, peça para os microfones serem silenciados quando não estiverem falando e que todas as pessoas da equipe deixem a câmera aberta, o que incentiva um ambiente sem distrações e aumenta a atenção no que está sendo apresentado.

Falta de objetividade

Ninguém se empolga com uma reunião que não sabe o motivo, correto? Por isso, defina uma pauta clara para e compartilhe-a com antecedência. Assim, as pessoas podem se preparar com ideias, sugestões e até mesmo levar outros pontos de vista sobre o assunto.

Além disso, para manter o foco, estipule um tempo máximo para cada tópico e tenha uma pessoa moderadora para garantir que a discussão não se desvie do objetivo principal.

Problemas técnicos

Sempre teste as ferramentas antes da reunião e tenha um plano B caso haja falhas, seja com projetores em reuniões presenciais ou com os microfones e câmera em videoconferências. Se necessário, oriente as pessoas participantes a fazerem o mesmo.

Conflitos entre as pessoas da equipe

Caso surjam divergências, atue para mediar e garantir que todas as pessoas envolvidas tenham voz e a discussão se mantenha respeitosa. Em casos mais acalorados, direcione o debate para um momento posterior, fora da reunião principal.

De modo geral, lidar com esses desafios de forma estratégica contribui para reuniões mais produtivas e eficientes, independentemente do formato. Adotar boas práticas e se preparar para imprevistos pode fazer toda a diferença no sucesso dos encontros.

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Dúvidas frequentes sobre como realizar reuniões produtivas

Confira as respostas para algumas perguntas frequentes sobre reuniões produtivas para ficar por dentro do assunto.

1. Durante uma reunião, como responder dúvidas e perguntas das pessoas participantes?

Durante uma reunião, responder às dúvidas e perguntas das pessoas participantes é crucial para manter o engajamento e garantir que todas as pessoas compreendam as informações apresentadas. Para isso, é fundamental criar um ambiente aberto e acolhedor, onde as pessoas se sintam à vontade para expressar suas opiniões e dúvidas.

Assim, ao receber uma pergunta, ouça atentamente, reformule-a para confirmar o entendimento e forneça uma resposta clara e concisa. Se necessário, utilize exemplos ou analogias para facilitar a compreensão. Além disso, incentive a participação de outras pessoas da equipe para promover um diálogo mais colaborativo.

Complementando, em casos de reuniões de resultados, por exemplo, utilizar recursos que facilitem a visualização de dados facilitam a compreensão das informações. A Microsoft, inclusive, destaca a importância de apresentar dados de forma ilustrada e concisa durante as reuniões, recomendando o uso do Power BI para essa finalidade.

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2. Como organizar reuniões produtivas com diferentes setores de uma empresa?

Organizar reuniões produtivas com diferentes setores de uma empresa exige um planejamento cuidadoso e uma boa comunicação. Primeiramente, é essencial definir um objetivo claro e uma pauta bem estruturada, que contemple os interesses e necessidades de todos os setores envolvidos.

Depois, ao convidar as pessoas participantes, certifique-se de incluir representantes de cada área relevante, pois isso garantirá uma visão abrangente e diversificada. Durante a reunião, a liderança deve estimular a participação ativa de todas as pessoas, para haver um ambiente de respeito e colaboração.

Ao final da reunião, certifique-se de registrar as decisões tomadas e as ações a serem seguidas, atribuindo responsabilidades claras e prazos definidos. O acompanhamento regular dessas ações é essencial para garantir que os resultados sejam alcançados e que a colaboração entre os setores seja contínua.

3. Como garantir que as ações acordadas em reunião sejam realizadas?

O primeiro passo é a definição clara de responsabilidades e prazos durante a própria reunião. Cada ação deve ter uma pessoa responsável designada e uma data limite para a conclusão. Isso evita ambiguidades e omissões. Também é fundamental registrar todas as decisões e ações em um documento formal, como uma ata ou um plano de ação.

Depois, o acompanhamento regular é a chave para a concretização das ações. Estabeleça um sistema de acompanhamento, seja por meio de reuniões de avaliação, ferramentas de gestão de projetos ou mesmo comunicações individuais. O feedback constante e o reconhecimento dos resultados alcançados também são importantes para manter a equipe motivada e engajada na realização das ações.

4. Como líderes devem introduzir assuntos negativos em reuniões?

Líderes que precisam introduzir assuntos negativos em reuniões devem fazer isso com tato e sensibilidade, e, se possível, priorizar a objetividade e a construção de soluções. A partir disso, é fundamental iniciar a discussão de forma clara e direta ao apresentar os fatos de maneira concisa e imparcial.

Por isso, evite generalizações ou acusações e se concentre em dados e exemplos concretos que ilustram a situação. Ao abordar o tema, demonstre empatia e compreensão, além de reconhecer o impacto que a notícia pode ter sobre a equipe.

Neste cenário, as competências interpessoais (soft skills) desempenham um papel crucial para as lideranças. Por exemplo, a comunicação assertiva é essencial para transmitir a mensagem de forma clara e objetiva, sem gerar ruídos ou interpretações equivocadas.

Vale destacar que as organizações também podem ajudar as pessoas líderes nesse desafio, principalmente ao oferecer cursos e treinamentos que ajudem a aumentar as habilidades interpessoais desses(as) profissionais, como os oferecidos pelo ecossistema Alura + FIAP Para Empresas.

Prepare sua equipe para construir um ambiente de trabalho mais colaborativo e alcançar resultados a partir de uma parceria estratégica e educativa. Entre em contato conosco e saiba mais!

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